Financiële en controleverordeningen
In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (jan. 2021);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2021);
- art. 213a: de verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (jan. 2021).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen.
Verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (audits)
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Hiermee ontstaat een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren we u over de lopende auditactiviteiten. Het auditplan 2024 zal naar verwachting in december 2023 door het college worden vastgesteld en, in overeenstemming met de verordening art. 213a, ter kennisname naar uw raad worden gezonden. Vervolgens vindt u een overzicht van de verbeterplannen in uitvoering en tot slot het verbeterplan dat in aanmerking komt voor een lijncontrole in 2024. In de jaarrekening wordt u geïnformeerd over de resultaten.
Lopende auditactiviteiten, onderzoeksplan 2023
Auditactiviteiten | Beknopte beschrijving | Status |
|---|---|---|
Afronding lijncontrole | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit uit 2012. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | De lijncontrole is begin 2023 afgerond. De rapportage is na hoor en wederhoor besproken met de manager. De manager heeft de rapportage omarmd en opdracht gegeven aan de regievoerder inkoop om een actieplan op te stellen. |
Audit Servicenormen | In de audit wordt onderzocht in hoeverre een dienstverleningsproces per Domein conform de afspraken verloopt. We zullen aandacht hebben voor de processtappen, voor het behalen van de vastgestelde servicenormen en voor good practices, zodat teams van elkaar kunnen leren. Het doel is om het halen van servicenormen en de beheersing van de onderliggende processen te optimaliseren. | Het college heeft het plan van aanpak van de audit op 12 juni 2023 vastgesteld. Naar verwachting zal het onderzoek eind 2023 worden afgerond. |
Facilitering nieuw verbeterplan inkoop en aanbesteding | N.a.v. de lijncontrole stelt de producteigenaar waar nodig een actieplan op. De auditor verzorgt het format voor het desbetreffende actieplan. | De auditor heeft het format voor het actieplan met manager en proceseigenaar besproken. De proceseigenaar heeft het actieplan opgesteld en is bezig om dit intern af te stemmen vóór de vaststelling door het college. |
Monitoring verbeterplannen | De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op de verbeterplannen in uitvoering en is een sturingsinstrument voor het MT. | Bij begroting en jaarrekening wordt een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Lijncontrole | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | De voorbereidingen van de lijncontrole zullen einde 2023 of begin 2024 van start gaan. De lijncontrole zal uitgevoerd worden in 2024. |
Auditplan 2024 | Jaarlijks inventariseert de auditor onderzoeks-onderwerpen binnen de organisatie. Vervolgens, samen met gemeentesecretaris en concerncontroller, screent ze deze op basis van vastgestelde criteria. Ook vindt afstemming met de accountant, rekeningcommissie, rekenkamercommissie en concerncontroller hierover plaats. Het college stelt het onderzoeksplan interne audits vast en verzendt het ter informatie aan raad en rekenkamercommissie. | Het onderzoeksplan wordt voorbereid in het laatste kwartaal van het jaar en vóór 31 december 2023 vastgesteld door het college. Het auditplan 2024 zal éénmalig minder activiteiten bevatten i.v.m. de personele bezetting |
Verbeterplannen in uitvoering
N.a.v. de uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. De volgende zijn in uitvoering:
Verbeterplan in uitvoering | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Procesoptimalisatie | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; één verbetermaatregel in uitvoering, één in afrondende fase, twee nog te starten. |
Regie op verbonden partijen | 2020 | Verbeterplan vastgesteld door college. Vier maatregelen zijn ingebed, twee anders uitgevoerd, twee zijn in uitvoering, twee starten einde 2023/ begin 2024 |
Grip op verzuim | 2021 | Verbeterplan vastgesteld door college in maart 2022. Drie maatregelen afgerond, één bijna afgerond, drie maatregelen starten eind 2023. |
Algemene voorziening huishoudelijke ondersteuning | 2022 | Verbeterplan vastgesteld door het college in december 2022. Eerste verantwoording: drie voorbereidende maatregelen zijn uitgevoerd. De planning van de gewijzigde aanpak loopt vertraging op. |
Lijncontroles op afgesloten verbeterplannen
De lijncontroles vormen een onderdeel van de auditcyclus en hebben betrekking op “afgesloten” verbeterplannen. De auditor gaat na in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en ingebed. In 2024 zal het volgende verbeterplan onderworpen worden aan een lijncontrole: Grip op verzuim, onderdeel verzuimacties door leidinggevenden.